Template zur Erstellung eines Datenschutzkonzeptes

„…ist sehr gut geeignet, einen Nutzer durch die Erstellung des Datenschutzkonzepts zu führen, so dass ein gut lesbareres (weil klar strukturiertes) und vollständiges Datenschutzkonzept dabei herauskommt“ - (Dr. Marita Muscholl, Mainz)

Das Template stellt eine vorbereitete Dokumentstruktur zum Verfassen eines Datenschutzkonzeptes für  (multizentrische) Studien und Register  zur Verfügung. Hinweise und Beispiele informieren den Verfasser über die Bedeutung der jeweiligen Abschnitte. Gezielte Fragen machen auf notwendige Überlegungen, Entscheidungen und potentielle Lösungen aufmerksam.

Ziel des Templates ist es, dem Autor des Datenschutzkonzeptes einen  roten Faden  für die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes zu bieten und die dafür notwendige Form bereitzustellen.

Das  Datenschutzkonzept-Template wird in  zwei Versionen  zur Verfügung gestellt. Die  Dokument-Version ist direkt nutzbar. Nicht benötigte, optionale Dokumentabschnitte müssen manuell gelöscht werden. Die  Generator-Version erlaubt dem Autor  dagegen  interaktiv die Struktur des Dokuments anzupassen und die Vorlage den eigenen Wünschen entsprechend generieren zu lassen.

Letzte Änderung am 2015/06/16

Erforderliche Abstimmung der Inhalte

Das fertige Datenschutzkonzept sollte mit dem zuständigen institutionellen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden und im Anschluss je nach Zuständigkeit dem Landesdatenschutzbeauftragten (LfDI) bzw. Bundesdatenschutzbeauftragten (BfDI) vorgestellt werden.

Vor dem Gang zum  LfDI bzw. BfDI ist es hilfreich ein Votum der TMF AG Datenschutz einzuholen. Ein positives Votum der AG Datenschutz bedeutet, dass seitens der TMF keine Bedenken gegen die Umsetzung des Datenschutzkonzeptes bestehen.

An dieser Stelle finden Sie eine Übersicht von abgestimmten Datenschutzkonzepten, die direkt mithilfe des Musterdokuments oder einer Abwandlung des Musterdokuments (Derivat) erstellt wurden:

  1. Datenschutz‐ und IT‐Sicherheitskonzept der unabhängigen Treuhandstelle der Nationalen Kohorte, positives TMF AG-Votum vom April 2015
  2. Datenschutz‐ und IT‐Sicherheitskonzept für das Register TranslatiOnal Registry for CardiomyopatHies (TORCH) im Rahmen des Deutschen Zentrums für Herz‐Kreislaufforschung e.V. (DZHK), positives TMF AG-Votum vom März 2015
  3. Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept für die Unabhängige Treuhandstelle der Universitätsmedizin Greifswald, positive Stellungnahme des LfDI M-V vom August 2014
  4. Verfahrensbeschreibung und Datenschutzkonzept des Zentralen Datenmanagements des DZHK, positive Stellungnahme des LfDI M-V vom Januar 2014

Nutzungshinweise

Dokument-Notation

Die Vorlage zur Erstellung eines Datenschutzkonzeptes nutzt verschiedene Notationen, die dem Verfasser Hilfestellung bei Entscheidungen bieten soll

Hinweis

Hinweis-Abschnitte sind farblich hinterlegt und bieten Erläuterungen und Nutzungshinweise für den jeweils nachfolgenden Abschnitt. Die entsprechende Passage ist vor Fertigstellung aus dem Dokument zu entfernen.

Hinweis:  Ziel des folgenden Abschnitts ist es, …

Platzhalter

Platzhalter sind mittels < > markiert und sind im gesamten Dokument durch studienspezifische Inhalte zu ergänzen.

<Platzhalter>

Optionaler Abschnitt

Optionale Abschnitte sind mittels [ ] markiert. Die Relevanz des jeweiligen Abschnitts sollte anhand des Studiensettings entschieden werden. Bei Nichtnutzung ist der Abschnitt vor Fertigstellung aus dem Dokument zu entfernen.

[Optional]

Verwendung des Template-Generators

Die Generator-Version basiert auf MS Word Schnellbausteinen. Die volle Funktionsfähigkeit des Generators ist unter folgenden Voraussetzungen gewährleistet:

  • Microsoft Windows XP, Windows Vista oder Windows 7
  • Microsoft Office 2010

Gesonderte Benutzerrechte zur Ausführung des Generators sind nicht erforderlich.

Hinweise zu Installation der benötigten Schnellbaustein und zur Verwendung des Generators können den beigelegten Nutzungshinweisen entnommen werden.